VARAKA KÂĞIT SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ
Varaka Kâğıt San. A.Ş. (“VARAKA”), yürütmekte olduğu faaliyetler nedeniyle kişisel verilerinizin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun olarak gerekli her türlü teknik ve hukuki tedbiri almaktadır.
Kişisel verileriniz, VARAKA ve/veya atayacağı gerçek/tüzel kişi tarafından veri sorumlusu sıfatı ile;
- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak,
- Çalışanlarımızla aramızda doğan iş akdi çerçevesinde,
- Güncel ve doğrulu bir şekilde,
- İşlenme amacına uygun, sınırlı ve ölçülü şekilde,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmek üzere,
işlenmektedir.
İlgili kişiler, işlenen kişisel verileri, kişisel verilerinin işlenme amaçları, üçüncü kişilere aktarılması, kişisel veri toplamanın hukuki sebepleri ile KVKK’ da yer alan hakları konularında detaylı bilgiye aşağıdaki aydınlatma metninden ulaşabilirler.
VARAKA ‘nın veri işleme esnasında dayandığı hukuki sebepler şunlardır:
- Açık rızanın varlığı (“m.5/1, m.6”).
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”).
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”).
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”).
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (“m.5/2-d”).
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”).
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f”).
Kişisel Verilerin İşlenme Amacı, İşlenen Kişisel Veriler, Kişisel Veri Toplamanın Hukuki Sebebi ve Yöntemi
| İşlenen Kişisel Veriler | Veri İşleme Amacı | Hukuki Sebep | Veri Toplama Yöntemleri |
| Adı soyadı
T.c kimlik no Kimlik seri, no Anne adı Baba adı Doğum yeri ve tarihi Medeni hali Dini Kan grubu İmza Fotoğraf Kayıtlı olduğu il, ilçe, mahalle, köy Cilt no Aile seri no Cinsiyeti |
İnsan kaynakları ve iş süreçlerinin yürütülmesi, iş akışının sağlanması, yasal yükümlülüklerin karşılanması. | m.5/2-a, c, ç ve e | Kurum kaynakları ve ilgili kişiden (Kısmen otomatik yollarla). |
| Telefon
Adres Yakın telefonu |
İş süreçlerinin yürütülmesi, iş akışının sağlanması, iletişim faaliyetlerinin tamamlanması, acil durumlarda yakınlara ulaşılması. | m.5/2-c, e ve f. | Kurum kaynakları ve ilgili kişiden (Kısmen otomatik yollarla). |
| Maaş ödemeleri
Prim, fazla mesai ödemeleri İcra kesintileri AGİ, BES, SGK, vergi ödemeleri Yol-yemek, sağlık sigortası ödemeleri Kıdem, ihbar, tazminat ödemeleri Yıllık izin kayıtları Bütçe çalışmaları Harcırah ödemeleri Banka bilgileri (hesap / IBAN no) |
Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi. | m.5/2-a, c, ç, e ve f. | İlgili kişi ve kurum kaynakları (Otomatik olmayan kısmen otomatik yollarla). |
| Araç tahsis bilgileri
Aile ve çocuk yardımı Giyim çeki Yol yardımı |
Personele sağlanan menfaatlerin karşılanması ve yasal yükümlülüklerin karşılanması. | m.5/2-ç ve f. | Kurum kaynakları ve ilgili kişi (Otomatik olmayan ve kısmen otomatik yollarla). |
| WEB, log, banka, SGK/bildirge şifreleri ve kayıtla ilgili süreçleri yönetmek için şifre ve diğer bilgiler | 5651 sayılı Kanun’dan doğan yükümlülüklerin karşılanması. | m.5/2-a, ç ve f. | Cihaz yazılımları ve kurum kaynakları (Otomatik ve kısmen otomatik yollarla) |
| Fotoğraf | Personelin tanınması, iş süreçlerinin yürütülmesi, iş akışının sağlanması, ERP sistemine işleme ve özlük dosyası oluşturulması, kurum tarafından yapılan etkinliklerde çekilen fotoğrafların sosyal medyada kullanılması. | m.5/1 | İlgili kişiden, fotoğraf makinesi aracılığıyla ve kurum kaynakları (Otomatik ve otomatik olmayan yollarla) |
| Adı
Soyadı Konum bilgileri
|
Araç takip ve servis yönetimini kontrol etmek ve verimli hale getirmek. | m.5/2-c ve f. | Takip cihazı (Otomatik yollarla) |
| Sertifika
Güvenlik Kimlik Kartı Sivil Savunma Sertifikaları Özgeçmiş Diploma Sertifika Mesleki yeterlilik belgesi |
Personel yetkinlik bilgisini öğrenme, kişisel gelişimini takip etme ve denetim faaliyetlerini sağlama | m.5/2-c ve f. | İlgili kişinin kendisi ve kurum kaynakları (Otomatik olmayan ve kısmen otomatik yollarla). |
| Tişört beden bilgisi
Pantolon, gömlek bilgileri Ayakkabı numara Mont bedeni |
Personele kıyafet temin edilmesi | m.5/2-c ve e. | İlgili kişinin kendisi (Otomatik olmayan yollarla). |
| Araç bilgileri
Araç zimmet bilgileri Plaka bilgileri |
Güvenlik önlemlerini almak, araç takibini yapmak, lokasyon süreçlerini yürütmek | m.5/2-c ve f. | İlgili kişinin kendisinden ve zimmet formlarından (Otomatik olmayan yollarla). |
| Kimlik bilgileri
İkametgah adresi Sabıka kaydı Diploma Fotoğraf Hesap bilgisi, banka, hesap no Vukuatlı nüfus kayıt örneği Ehliyet fotokopisi Askerlik tescil belgesi Kan grubu Sağlık raporu Sgk hizmet dökümü İmza beyannameleri BES, AGİ Evlilik cüzdanı Talimatnameler, prosedür, politikalar Mesleki yeterlilik bilgileri Çocuk kimlik bilgileri Fazla çalışma muvafakatnamesi Sözleşmeler |
İş süreçlerinin yürütülmesi, iş akışının sağlanması, yasal zorunlulukların karşılanması, özlük dosyasının oluşturulması. | m.5/2-a, c, ç, e ve f.
m. 6. |
İlgili kişinin kendisinden ve zimmet formlarından (Otomatik olmayan yollarla). |
| İcra takip belgeleri
Mahkeme tarafından iletilen yasal evraklar |
Personelin tebliğ edilen icra takip borçlarına dair ödeme işlemlerinin takibi, personelin uygunluğunu belirleme | m.5/2-ç, e ve f. | Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından tebligat (Otomatik olmayan yollarla) |
| Giriş-Çıkış kayıtları | Şirketin giriş çıkış kontrolleri tespiti, bilgi paylaşımı puantaj kaydı oluşturulması | m.5/2-c, e ve f. | WEB Startup ve PDKS üzerinden (Otomatik yollarla) |
| Sağlık raporu
Psiko teknik sürücü belgesi akciğer grafisi Kan grubu kartı |
İş sürecinde kişinin sağlığının takip edilmesi
Personellerin sağlık promosyonlarından yararlanmasını sağlama İSG süreçlerinin yürütülmesi |
m.6. | İlgili kişiden, kurum kaynaklarından ve sağlık kuruluşlarından (Otomatik olmayan yollarla). |
| Adli sicil belgesi | Ceza mahkumiyetini bilme ve güvenlik tedbirlerini sağlamak, personelin uygunluğunu belirleme | m.6. | İlgili kişiden (Otomatik olmayan yollarla). |
| İşe giriş-çıkış kayıtları
İş seyahatleri Araç kullanım bilgisi Toplantı kayıtları Eğitim kayıtları Görev bildirim formu |
Çalışanın giriş-çıkış, eğitim, araç takibi, performans, disiplin, eğitim işlemlerini takip etmek | m.5/2-c ve f. | Kurum kaynakları, PDKS, toplantı ve eğitim kayıtları, görev bildirim formları ve ilgili kişinin kendisinden talep (Otomatik olmayan yollarla). |
| Deneme Değerlendirme Formları (2 veya 6 aylık) | Performans yönetim sisteminin takibi | m.5/2-c. | Kurum kaynakları (Otomatik olmayan yollarla). |
| Talep/Şikayet yönetimi bilgisi | Gelen şikayet ve taleplerin değerlendirilmesi | m. 5/2-d ve e. | E-posta ve web portal (Kısmen otomatik yollarla). |
| Dernek, vakıf ve sivil toplum kuruluşu üyeliği | İşe alım süreçlerinde kişi tarafından özgeçmişinde yer verilmesi. | m. 5/1.
m.6. |
İlgili kişiden iş başvuru formu üzerinden (Otomatik olmayan yollarla). |
Kişisel Verilerin Üçüncü Kişilere Aktarılması
| Veri Aktarma Amacı | Aktarılan Alıcı Grupları |
| Satın alma ve mali işler süreçlerinin yürütülmesi, iş akışının sağlanması ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla | Albayrak Grubu İştirak Şirketleri, Albayrak Holding, yetkili kamu kurum ve kuruluşu, hukuki danışmanlık alınan firmalara aktarılmaktadır |
| Log yönetiminden kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi | BTK’ya aktarılmaktadır. |
| Maaş ve diğer hak edişlere ilişkin ücretleri ödemek, iş sürekliliğini sağlamak ve yasal mevzuata uymak | SGK’ya, ilgili bankalara ve sigorta şirketleri ile yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılmaktadır. |
| İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi, | Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, eğitim kurumlarına, hizmet alınan veya verilen firmalara, sigorta firmalarına ve süreç ile bağlantılı bir şekilde tedarikçilere ve yurt dışı iş ortaklarına aktarılmaktadır. |
| Denetim faaliyetlerini sürdürmek ve iş sürekliliğini sağlamak | Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, denetim otorite ve firması ile Albayrak Holding’e aktarılmaktadır. |
| Tebliğ edilen icra dosyalarına dair ödemelerin yapılması | Bankalara, Adalet Bakanlığı’na ve yetkili kamu kurumlarına aktarılmaktadır. |
| Hukuki işlemlerin yürütülmesi | Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, Albayrak Holding ve hukuki danışmanlık alınan firmaya aktarılmaktadır. |
| Personel yetkinliği için istenen bilgileri karşılama, teşvikin sağlanması ve yasal zorunlulukların karşılanması | Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuki danışmanlık alınan firmaya aktarılmaktadır. |
| Özel sağlık hizmeti içerisinde bulunan hizmet içeriği ilgili sigorta süreçlerinin yürütülmesi | Sigorta Şirketlerine aktarılmaktadır. |
| Yasal mevzuat gereği çalışanın giriş-çıkış bilgilerinin takip edilmesi | SGK’ya, İŞKUR’a ve diğer yetkili resmi kurum ve kuruluşlara aktarılmaktadır. |
| Talep ve şikayet ile ilgili süreçleri yönetmek | Albayrak Holding İştirak ve diğer ortaklara aktarılmaktadır. |
| Sosyal etkinliklerin yürütülmesi | Etkinlik katılımcıları ve sosyal medya platformlarına (facebook,instagram,twitter, linkedin) aktarılmaktadır. |
| Malzeme tedariki süreçlerinin yürütülmesi | İlgili tedarikçi firmalarına aktarılmaktadır. |
| Vize işlemlerinin yürütülmesi | Hizmet alınan firmalara, turizm şirketlerine, vize işlemleriyle ilgilenen şirketlere ve resmi kurumlara aktarılmaktadır. |
| Masraf formu ve personel iş avansı ödemelerinin yapılması | İlgili bankalara, denetim firmalarına ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılmaktadır. |
| İcra ve nafaka dosyası ödemelerinin yapılması; teminat mektuplarının gönderilmesi | İlgili bankalara aktarılmaktadır. |
| Kurum içinde personele sağlanan menfaatlerin yerine getirilmesi | İlgili sigorta şirketlerine, tedarikçilere ve GSM operatörlerine aktarılmaktadır. |
| Ulaşım ve konaklama faaliyetlerinin yürütülmesi | Hizmet alınan firmalara ve turizm şirketlerine aktarılmaktadır. |
| Gelen-giden kargo süreçlerinin yürütülmesi | Kargo firmalarına, taraflara, tarafların çalıştığı şirket/lokasyona aktarılmaktadır. |
| İlgili tebligatların personele tebliği ve tebellüğü | Talep halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılmaktadır. |
| Sertifika alımlarının yürütülmesi | Tedarikçilere aktarılmaktadır. |
| İSG faaliyetlerinin yürütülmesi | İş yeri hekimi, hizmet alınan İSG firması ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları |
| Eğitim süreçlerinin yürütülmesi | Tedarikçi firma ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları |
Kişisel Verilerin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilere Aktarılması
| Veri Aktarma Amacı | Aktarılan Alıcı Grupları |
| İlgili kişinin yurt dışında çalışması için bilgi paylaşımı yapılması | İş akışı içerisindeki ilgili ülkeler (Somali, Gine, Pakistan) |
| Yurt dışı seyahat, konaklama, biletleme ve vize işlemlerinin gerçekleştirilmesi | Yurt dışındaki tedarikçi firma ile konsolosluklar |
İlgili Kişinin Hakları
Çalışanlarımız, şirketimizin aşağıda belirtilen adresine Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde başvuruda bulunarak kendisiyle ilgili;
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
Tarafımıza iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır. Siz değerli çalışanlarımızın bilgilerine sunarız.
Genel aydınlatma metnimize www.varaka.com İnternet adresimizden erişebilirsiniz.
Veri Sorumlusunun Kimliği
İnternet Adresi :www.varaka.com
Telefon Numarası :02669991580
E-Posta Adresi :kvkk@varaka.com
Adres :Paşaköy Mahallesi, Seka Mevkii sokak, No:324/33 Altıeylül, Balıkesir
Kep Adres :varaka.kagit@hs03.kep.tr